Service

Kongresse & Konferenzen

... persönliche, effiziente und leistungsstarke Rundum-Betreuung für Ihr Projekt.

Unsere Mitarbeiter der Abteilung Kongresse und Konferenzen organisieren für Sie deutschland- und europaweit medizinische Kongresse, Fachfortbildungen und Symposien. Von der ersten Kostenkalkulation über die Teilnehmerregistrierung bis zur engagierten und flexiblen Vor-Ort-Betreuung sorgen wir dafür, dass Ihre Veranstaltung ein voller Erfolg wird. Selbstverständlich arbeiten wir hierbei in enger Abstimmung mit Ihnen und nach Ihren spezifischen Vorgaben und Vorstellungen.

Unser Leistungsspektrum basiert auf einem kompetenten Service, welcher jederzeit, nach einem Baukasten-System, für Sie zur Verfügung steht. Alle hier aufgeführten Leistungen können entweder einzeln, persönlich auf Sie zugeschnitten, oder als Gesamtpaket gewählt werden.

Finanzplanung

Von der ersten Kostenkalkulation bis zur detaillierten Endabrechnung sind wir mit unserer Kompetenz an Ihrer Seite. Unser Team sorgt für eine kontinuierliche Budgetierung sowie für eine steuerlich relevante Trennung der Geschäftsbereiche und berät Sie gerne in allen finanztechnischen Belangen. In unserer Buchhaltung wird ein individuelles Veranstaltungskonto angelegt, sodass jederzeit eine aktuelle Gegenüberstellung von Einnahmen und Ausgaben möglich ist.

Antragsstellungen

Profitieren Sie von unserem versierten Umgang mit Antragsstellungen. Wir recherchieren, kontaktieren und beantragen für Ihren Kongress finanzielle Zuwendungen und Zertifizierungen, z.B. der Ärztekammern.

Industrieausstellung & Sponsoring

Unser Experten-Team im Bereich Sponsoring und Firmenakquise stellt Ihre Veranstaltung auf ein solides finanzielles Fundament. In Abstimmung mit Ihnen erarbeiten wir ein individuelles Sponsoringkonzept und übernehmen die Erstellung der Industrieunterlagen, die Akquise sowie potenzielle Vertragsverhandlungen. Als Kernelement wird die Industrieausstellung für Ihren Kongress detailliert geplant, Firmensymposien in das wissenschaftliche Programm integriert, individuelle Anforderungen umgesetzt und es erfolgt eine Vor-Ort-Betreuung durch unsere erfahrenen Mitarbeiter.

Kongressmarketing

Gerne übernehmen wir für Sie alle Aspekte des Kongressmarketings - Online und Offline. Auf Wunsch erstellen und pflegen wir Ihren individuellen Internetauftritt im responsiven Design. Alle Informationen und News bis zum endgültigen Programm stellen wir Ihren Teilnehmern somit zügig online bereit. Im Offline-Marketing entwickeln wir ein Corporate Design nach Ihren Vorstellungen und übernehmen anschließend die Erstellung sämtlicher Printmedien. Zu einer gelungenen Veranstaltung zählt auch eine solide Pressearbeit. Im Bereich Public Relations verstehen wir uns gerne als Ihr vielseitiger Partner.

Abstract Management

Gerne übernehmen wir für Sie die komplette Abstract-Verwaltung über unser Online-System. Entlasten Sie sich und Ihr Sekretariat und überlassen Sie uns die Ausarbeitung eines individuellen Online-Abstractverfahrens, das passwortgeschützte Nachbearbeiten, die Generierung des Abstractbandes für Printmedien und vieles mehr. Unser kompetentes und erfahrenes Team unterstützt Sie gerne.

Teilnehmer- und Referentenbetreuung

Legen Sie die persönliche und individuelle Betreuung Ihrer Teilnehmer und Gäste in die erfahrenen Hände unserer freundlichen Projektmitarbeiter. Wir übernehmen für Sie von der Anmeldung über die Registrierung bis zur Verbuchung der Gebühren Ihrer Teilnehmer alle Schritte des Registrierungsprozesses. Für Rückfragen und Nachbuchungen stehen wir telefonisch jederzeit gerne zur Verfügung. Durch die regelmäßige Erstellung aktueller Teilnehmerlisten sowie statistischen Auswertungen und der korrekten steuerrechtlichen Verbuchung, wahren Sie stets den Überblick.

Hotelservice

Mit unserem Hotel- und Reiseservice sind wir für Ihre Teilnehmer und Gäste der umfassende Ansprechpartner rund um Ihre Veranstaltung. Nach Ihren Vorgaben wählen wir Unterkünfte aus unserem breit gefächerten Hotelpool für die Unterbringung Ihrer Teilnehmer und geladenen Gäste aus. Anschließend übernehmen wir selbstverständlich die Preisverhandlung sowie die Verwaltung der gebuchten Kontingente.

Rahmenprogramm

Runden Sie Ihren Kongress durch ein gelungenes Rahmenprogramm ab und bleiben Sie mit Ihrer Veranstaltung nachhaltig in Erinnerung. Ob Gesellschaftsabend, Eröffnungs- oder Abschlussveranstaltung, Kulturprogramm oder Fachbesichtigungen - wir unterstützen Sie gerne mit innovativen Ideen und jahrelanger Erfahrung.

Vor-Ort-Betreuung

Während Ihrer Veranstaltung unterstützen Sie unsere Mitarbeiter vor Ort, agieren engagiert und flexibel in jeder Minute. Logistische Belange wie die Organisation der Veranstaltungstechnik, die Ausstattung und Ausschilderung der Konferenzräume sowie die Organisation des Caterings zählen ebenso zu unserem Leistungsportfolio wie eine effiziente Personaleinsatzplanung und eine persönliche Gästebetreuung. Unser erfahrenes Team überwacht den gesamten Ablauf Ihrer Veranstaltung, damit diese zu einem vollen Erfolg wird.