Unser Ziel ist Ihr Erfolg!

Kongressorganisation

Online- und Hybridveranstaltungen

Company & Customer Care

Geschäftsstellenmanagement

Educational Service

Business Travel Service

Kongressorganisation (PCO)

Online- und Hybridveranstaltungen

Company & Customer Care

Geschäftsstellenmanagement

Educational Service

Business Travel Service

Kongressorganisation (PCO)

Persönliche, effiziente und leistungsstarke Rundum-Betreuung für Ihr Projekt.

Ob hybrid, präsent oder online – wir organisieren für Sie medizinische Kongresse, Fachfortbildungen, Symposien – deutschland- und europaweit. Von der ersten Kostenkalkulation über die Teilnehmerregistrierung bis zur vor-Ort-Betreuung sorgen wir dafür, dass Ihre Veranstaltung ein voller Erfolg wird.

Unser Leistungsspektrum basiert auf einem kompetenten Service, welcher jederzeit, nach einem Baukasten-System, für Sie zur Verfügung steht. Alle hier aufgeführten Leistungen können entweder einzeln, persönlich auf Sie zugeschnitten, oder als Gesamtpaket gewählt werden.

Finanzplanung

Von der ersten Kostenkalkulation bis zur detaillierten Endabrechnung sind wir mit unserer Kompetenz an Ihrer Seite. Unser Team sorgt für eine kontinuierliche Budgetierung sowie für eine steuerlich relevante Trennung der Geschäftsbereiche und berät Sie gerne in allen finanztechnischen Belangen.

Profitieren Sie von unserem versierten Umgang mit Antragsstellungen. Wir recherchieren, kontaktieren und beantragen für Ihren Kongress finanzielle Zuwendungen und Zertifizierungen, z.B. der Ärztekammer.

Unser Expert:innen im Bereich Sponsoring und Firmenakquise stellt Ihre Veranstaltung auf ein solides finanzielles Fundament. In Abstimmung mit Ihnen erarbeiten wir ein individuelles Sponsoringkonzept und übernehmen die Erstellung der Industrieunterlagen, die Akquise sowie potenzielle Vertragsverhandlungen. Als Kernelement wird die Industrieausstellung für Ihren Kongress detailliert geplant, Firmensymposien in das wissenschaftliche Programm integriert, individuelle Anforderungen umgesetzt und es erfolgt eine vor-Ort-Betreuung durch unser erfahrenes Team.

Gerne übernehmen wir für Sie alle Aspekte des Kongressmarketings – On- und Offline. Auf Wunsch erstellen und pflegen wir Ihren individuellen Internetauftritt. Alle Informationen und News bis zum endgültigen Programm stellen wir den Teilnehmenden somit zügig online bereit. Im Offline-Marketing entwickeln wir ein Corporate Design nach Ihren Vorstellungen und übernehmen anschließend die Erstellung sämtlicher Printmedien. Zu einer gelungenen Veranstaltung zählt auch eine solide Pressearbeit. Im Bereich Public Relations verstehen wir uns gerne als Ihr vielseitiger Partner.

Gerne übernehmen wir für Sie die komplette Abstract-Verwaltung über unser Online-System. Entlasten Sie sich und Ihr Sekretariat und überlassen Sie uns die Ausarbeitung eines individuellen Online-Abstractverfahrens, das passwortgeschützte Nachbearbeiten, die Generierung des Abstractbandes für Print- und Onlinemedien und vieles mehr.

Legen Sie die persönliche und individuelle Betreuung Ihrer Gäste in unser erfahrenen Hände. Wir übernehmen für Sie von der Anmeldung über die Registrierung bis zur Verbuchung der Teilnahmegebühre alle Schritte des Registrierungsprozesses. Für Rückfragen und Nachbuchungen stehen wir telefonisch jederzeit gerne zur Verfügung. Durch die regelmäßige Erstellung aktueller Teilnehmerlisten sowie statistischen Auswertungen und der korrekten steuerrechtlichen Verbuchung, wahren Sie stets den Überblick.

Mit unserem Hotel- und Reiseservice sind wir für Ihre Gäste der umfassende Ansprechpartner rund um Ihre Veranstaltung. Nach Ihren Vorgaben wählen wir Unterkünfte aus unserem breit gefächerten Hotelpool aus. Anschließend übernehmen wir selbstverständlich die Preisverhandlung sowie die Verwaltung der gebuchten Kontingente.

Runden Sie Ihren Kongress durch ein gelungenes Rahmenprogramm ab und bleiben Sie mit Ihrer Veranstaltung nachhaltig in Erinnerung. Ob Gesellschaftsabend, Eröffnungs- oder Abschlussveranstaltung, Kulturprogramm oder Fachbesichtigungen – wir unterstützen Sie gerne mit innovativen Ideen und jahrelanger Erfahrung.

Während Ihrer Veranstaltung unterstützen wir Sie vor Ort, agieren engagiert und flexibel in jeder Minute. Logistische Belange wie die Organisation der Veranstaltungstechnik, die Ausstattung und Ausschilderung der Konferenzräume sowie die Organisation des Caterings zählen ebenso zu unserem Leistungsportfolio wie eine effiziente Personaleinsatzplanung und eine persönliche Gästebetreuung. Unser erfahrenes Team überwacht den gesamten Ablauf Ihrer Veranstaltung, damit diese zu einem vollen Erfolg wird.

Online- und Hybridveranstaltungen

Auch hier sind wir Ihr Wegbegleiter.

Die Digitalisierung ist in vollem Gange!
Wir gehen für Sie mit und bleiben mit Ihnen auf Spur!

Online- oder hybrid Veranstaltungen sind neue Erzählstränge der gleichen Geschichte!
Unsere geschulten Mitarbeiter:innen entwickeln für Sie das passende StoryBook/Konzept,
um Ihre Geschichte neu zu erzählen.

Durch die Möglichkeiten der Digitalisierung sind neuen, einzigartigen Event-Umsetzungen
keine Grenzen gesetzt.

Ihr Vorteil: Sie bekommen alles aus einer Hand und haben einen verlässlichen, kreativen Partner an Ihrer Seite, der Ihre Veranstaltungsinhalte in Infotainment verwandelt!

Beratung und Konzeption

Online wird Ihre Geschichte neu erzählt! Hybrid wird ein weiterer Erzählstrang ergänzt!

Ein physischer Raum wird nicht benötigt oder durch einen virtuellen Raum ergänzt! Wir setzten für Ihren Event, auf Ihre Bedürfnisse abgestimmt, eine digitale Präsenz als Streaming-Plattform auf. Von der grafischen Gestaltung über das Einbinden von Networking-Tools, Virtuelle Messestände, Mediatheken bis hin zu Interaktion via Chats, Q&A, Voting oder Lern-Erfogskontrollen bieten wir eine individuelle Betreuung an.

Wie gewohnt übernehmen wir gerne für Sie von der Anmeldung über die Registrierung bis zur Verbuchung der Teilnahmegebühre alle Schritte des Registrierungsprozesses. Für Rückfragen und Nachbuchungen stehen wir telefonisch jederzeit gerne zur Verfügung.

Unsere Expert:innen im Bereich Sponsoring und Firmenakquise stellen Ihre Veranstaltung auch virtuell oder hybrid auf ein solides finanzielles Fundament. In enger Absprache mit Ihren digital Marketing-Team erstellen wir für Sie Ihre digitale Präsenz für Ihren Event.

Die Aspekte des Online-Marketings haben andere Präferenzen als in Präsenz. Auf Wunsch erstellen und pflegen wir Ihren individuellen Plattformauftritt. Alle Informationen und News bis zum endgültigen Programm stellen wir den Teilnehmenden somit zügig online bereit. Im Bereich Public Relations verstehen wir uns gerne als Ihr vielseitiger Partner.

Auch online oder hybrid ist es wichtig passenden Daten zur Analyse zu haben. Wir stellen Ihnen Auswertungen, Statistiken und Berichte zur Verfügung um Ihre virtuelle Reichweite zu evaluieren. Ob Teilnehmenden-Zahlen in Sitzungen, Verweildauer der Besucher auf virtuellen Messeständen oder auch einfach nur Anmeldezahlen, gerne erstellen wir Ihnen die nötigen Berichte.

Während Ihrer Veranstaltung unterstützen wir Sie virtuell und/oder vor Ort, agieren engagiert und flexibel in jeder Minute. Absprachen, virtuelle Proben, Betreuung der Online-Referierenden sind Teil unseres virtuellen Leistungsspektrums.

Company & Customer Care

Firmenkunden rundum betreut.

Unsere Spezialisten der Abteilung Company & Customer Care kümmern sich um die Belange unserer Firmenkunden. Unsere Firmenpartner werden im Bereich Healthcare Compliance von unserem fachkundigen Team beraten, im Bereich Verwaltungs- und Referentenmanagement unterstützt sowie bei der Reiseplanung zu Kongressen vorab und vor-Ort betreut. Auf Wunsch können zudem firmen-exklusive und allgemeine Fortbildungsveranstaltungen individuell nach Ihren Vorgaben geplant werden. Der integrierte Hotelservice bearbeitet gerne individuelle Zimmeranfragen und übernimmt den Buchungsprozess.

Healthcare-Compliance

Die Gesetzeslage im Zuwendungsrecht erlebt einen stetigen Wandel und erfordert kontinuierliche Weiterbildung. Unser fachkundiges Team ist stets auf dem neusten Wissensstand und unterstützen Sie gerne bei der Einhaltung nationaler und internationaler Verbandsrichtlinien sowie spezifischen Firmenrichtlinien. Eine chronologische Dokumentation der einzelnen Arbeitsschritte ist für uns selbstverständlich und garantiert Ihnen größtmögliche Transparen

Verwaltungsaufgaben für eine bevorstehende Veranstaltung sind zeitaufwändig und schwer in den betrieblichen Alltag zu integrieren. Schaffen Sie sich Freiraum für die wissenschaftliche Programmplanung und überlassen Sie uns die Teilnehmendenregistrierung. Gerne übernehmen wir das Erstellen und den Versand von Einladungsschreiben und Dienstherrengenehmigungen, die telefonische Kundenbetreuung bei Rückfragen, den Bestätigungsversand inklusive aller relevanten Daten sowie die stetige Aktualisierung Ihrer Teilnehmerliste. Wir bieten Ihnen eine umfassende Unterstützung anhand Ihrer Firmenrichtlinien und unter verantwortungsbewusstem Einsatz Ihrer Verwaltungsdokumente für eine reibungslose Veranstaltungsdokumentation.

Ohne Lehrer keine Schüler. Daher übernehmen wir auf Wunsch gern das anspruchsvolle Vertragshandling mit Ihren Referierenden. Verantwortungsbewusst setzen wir Ihre Vertragsvorlagen ein und versenden die Vertragsunterlagen in Ihrem Namen. Für telefonische Rückfragen stehen wir selbstverständlich gerne zur Verfügung.

Sie besuchen mit Ihrem Team einen Kongress oder eine Fortbildungsveranstaltung? Mit jahrelanger Erfahrung und dauerhafter Motivation assistieren wir Ihnen gern bei Ihrer Planung vorab und vor Ort. Wir übernehmen für Sie alle Aspekte rund um die Themen Übernachtung, Transfer, Abendgestaltung und Kongress-Registrierung. Aus unserem breit gefächerten Hotelpool wählen wir das passende Hotel für Sie aus und verwalten anschließend die verfügbaren Kontingente. Damit Ihre Mitarbeiter:innen und Kunden schnell und bequem ans Ziel kommen, organisieren wir den Transfer. Sie möchten den Kongressbesuch mit einer gelungenen Abendveranstaltung abrunden? Wir unterstützen Sie bei der Planung, Restaurantrecherche und Buchung, damit Ihr Firmenabend ein voller Erfolg wird. Um Sie auch vor Ort kompetent unterstützen zu können, begleiten wir Sie gern auf Ihrer Reise. Nach der Veranstaltung erhalten Sie von uns eine detaillierte und transparente Abrechnung.

Ob firmen-exklusive oder allgemeine Fortbildung – Sie konzentrieren sich auf die inhaltlichen Schwerpunkte und wir uns auf Ihre logistischen Belange. Nach Ihren Vorstellungen und Wünschen wählen wir einen Veranstaltungsort, buchen Hotelkontingente, organisieren die Veranstaltungstechnik und das Catering. Gerne betreuen wir Sie auch vor Ort und überwachen den gesamten Veranstaltungsablauf. Um eine größtmögliche Transparenz für Sie gewährleisten zu können, unterliegt das Projekt einer stetigen Budgetkontrolle und schließt mit einer detaillierten Abrechnung ab.

Sie reisen zu einem Kongress und benötigen eine zentrale Unterkunft? Wir bearbeiten individuelle Zimmeranfragen, buchen Hotelkontingente weltweit und achten dabei stets auf die aktuellen Healthcare-Compliance-Richtlinien sowie eine möglichst zentrale Lage in der Nähe der Kongressortes. Lassen Sie sich von unserem erfahrenen Team beraten.

Geschäftsstellenmanagement

Die erfolgreiche Verwaltung der Geschäftsstelle einer Gesellschaft oder eines Vereins erfordert viele zeitintensive administrative Aufgaben. Eine Integration dieser unerlässlichen Tätigkeiten in den Tagesablauf führt oftmals dazu, dass die Verwirklichung entscheidender Gesellschaftsziele verzögert wird. Konzentrieren Sie sich auf die wissenschaftlichen und berufspolitischen Belange Ihrer Gesellschaft und überlassen Sie die Verwaltungsaufgaben den Spezialisten des Geschäftsstellenmanagements der KelCon GmbH. Von der Ausführung allgemeiner Sekretariatsarbeiten über eine effiziente Mitgliederverwaltung bis zu einer transparenten Finanzbuchführung und Compliance-Prüfung Ihrer Verträge unterstützen wir Sie gerne.

Sekretariatsaufgaben

Unsere kompetenten und professionell geschultes Team führen das Sekretariat Ihrer Gesellschaft oder Ihres Vereins mit höchster Sorgfalt und großem Engagement. Unsere komplette Büroinfrastruktur steht Ihnen dabei ebenso zur Verfügung wie ein:e persönliche:r Ansprechpartner:in für alle Belange Ihrer Mitglieder, die täglich anfallende Korrespondenz und spezifische Aufgaben wie z.B. Verfassen von Protokollen und die Eintragung von Satzungsänderungen.

Gerne erstellen, pflegen und aktualisieren wir verantwortungsbewusst und effizient Ihre Mitgliederdatenbank, sodass wir jederzeit eine Übersicht zu dem aktuellen Status gewährleisten können. Auf Wunsch erstellen wir Ihnen zudem aussagekräftige Berichte und Statistiken und versenden Rundschreiben und Newsletter.

Die zeitaufwendige Planung und Organisation Ihrer Mitgliederversammlung, Ihres Regionaltreffens oder Ihrer Vorstandssitzung übernehmen wir auf Wunsch ebenfalls. Profitieren Sie hierbei von unserer Kompetenz und jahrelangen Erfahrung im Bereich Kongress- und Veranstaltungsorganisation. Neben der Vorbereitung aller wichtigen Unterlagen und der fristgerechten Einladung aller Mitglieder, unterstützen wir Sie bei der Durchführung vor Ort und sorgen für einen reibungslosen Ablauf.

Wir führen Ihre Finanzbuchhaltung transparent und zuverlässig nach Ihren Vorgaben und in enger Abstimmung mit Ihrem Schatzmeister. Der ordnungsgemäße Einzug von Mitgliedsbeiträgen, ein effizientes Mahnwesen, eine detaillierte Gegenüberstellung von Einnahmen und Ausgaben sowie das Ausstellen von Verwendungsnachweisen sind nur ein Auszug aus unserem Leistungsportfolio.

Wir kümmern uns gemeinsam mit Ihnen um die Erstellung des Corporate Designs Ihrer Gesellschaft. Zudem übernehmen wir gerne die Akquise von Anzeigen für die Verbandszeitschriften, den Druck und Versand von Printmedien inkl. Mitgliederverzeichnis sowie die Pflege und Aktualisierung der Präsenz Ihrer Gesellschaft oder Ihres Vereins im Internet.

Gerne gestalten wir Ihre individuelle Webseite ganz nach Ihren Wünschen. Dabei orientieren wir uns, an einer den Bedürfnissen der Benutzergruppen angepassten Struktur und einer übersichtlichen und intuitiv zu bedienenden Gestaltung.

Profitieren Sie von Synergieeffekten und unserer Kompetenz im Bereich Ausstellungen und Messen. Gerne planen und organisieren wir Ihren individuellen Messeauftritt. Auf Wunsch unterstützen wir Sie während der Durchführung zudem mit Fachpersonal um Ihre erfolgreiche Präsenz zu unterstützen.

Educational Service

Sponsoring von medizinischem Fachpersonal zu externen Fort- und Weiterbildungen. Wir verwalten Ihren Grant, achten auf die Angemessenheit der genehmigten Leistungen und garantieren die Einhaltung aller im Kodex verankerten Vorschriften und Selektionskriterien.

Broschüre

Healthcare-Compliance Beratung

Wir ermöglichen Ihnen auch weiterhin die Unterstützung von HCPs zu Fort- und Weiterbildungszwecken unter Anwendung der bestehenden 4 Grundprinzipien.

  •  Trennungsprinzip: Zuwendung und Umsatzgeschäft müssen strikt voneinander getrennt sein
    • wir übernehmen die Planung, Kommunikation und Organisation
  • Transparenzprinzip: Alle Leistungen an eine medizinische Einrichtung oder an einen Arzt/Ärztin müssen dem Arbeitgeber mitgeteilt werden
    • wir kümmern uns um die Einhaltung der geforderten Abläufe
  • Äquivalenzprinzip: Leistung und Gegenleistung müssen in einem angemessenen Verhältnis stehen
    • wir halten die Waage im Gleichgewicht
  • Dokumentationsprinzip: Alle Leistungen müssen schriftlich festgehalten werden
    • wir erstellen und archivieren die entsprechende Dokumentation

Verwaltung und Bewerbung von Educational Grants nach vorgegebenen Selektionskriterien inkl. rechtsverbindlicher Dokumentation.

Wir kümmern uns um alle logistischen Bestandteile des Educational Grants (Kongressregistrierung, Hotel- und Reisebuchung). Sie erhalten nach Ende der Veranstaltung eine entsprechende Dokumentation.

  • Unser HCC-geschultes Team berät und bearbeitet anhand aktueller Entwicklungen
  • Einen Rahmenvertrag mit KelCon anstelle von vielen individuellen Grant-Verträgen mit Kliniken
  • Die Abläufe inklusive Rundum-Betreuung und Service bleiben für HCPs weitestgehend bestehen
  • Kostenkontrolle und gesammeltes Feedback zu den verwendeten Geldern
  • KelCon obliegt die Kontrolle der Grundprinzipien
    • Trennung: keine direkte Verbindung von HCP zu Firma
    • Transparenz: Offenlegung und Kontrolle der Ausgaben
    • Äquivalenz: HCC-Voraussetzungen werden eingehalten
    • Dokumentation: klar strukturiert und archiviert
  • Korruption wird weiterhin vorgebeugt

Business Travel Service

Unser freundliches und engagiertes Experten-Team im Bereich Business Travel Service unterstützt Sie gerne bei Ihrer individuellen Reiseplanung. Eine persönliche Beratung ist für uns ebenso selbstverständlich wie eine schnelle und serviceorientierte Bearbeitung Ihrer Anfragen. Unsere kompetenten Mitarbeiter übernehmen für Sie Flug- und Bahnbuchungen sowie individuelle Reisedienstleistungen. Für die Anreise zu nationalen und internationalen Kongressen bieten wir zudem spezielle Sonderkonditionen.

Flug

Als Ihr Ansprechpartner im Bereich Flug übernehmen wir für Sie den Preisvergleich unterschiedlicher Fluglinien, nationale und internationale Flugbuchungen sowie die Ausstellung von Flugtickets aller gängigen Airlines. Sollten Sie zusätzlich Wünsche haben oder sich Ihre Pläne einmal ändern, unterstützen wir Sie als Ihr persönlicher Ansprechpartner. Gerne kontaktieren wir Ihre Airline, melden Sondergepäck an und nehmen Umbuchungen vor.

Sie möchten mit der Bahn zu einem Geschäftstermin oder Meeting reisen? Als Partner der Deutschen Bahn erteilen wir individuell abgestimmte Fahrplanauskünfte, stellen wir nationale und europäische Bahnfahrkarten aus und stehen Ihnen als kompetenter Ansprechpartner für Änderungen, Kundenwünsche und Sondertarife zur Verfügung.

Gerne leistet unser erfahrenes Team eine rundum Betreuung für Ihre Reise. Im Vorfeld kümmern wir uns um die Beantragung eines gültigen Visums sowie um nationale und internationale Hotelbuchungen nach Ihren Vorgaben und leisten Unterstützung beim Finden des passenden Mietwagens. Während und nach Ihrer Reise stehen wir Ihnen selbstverständlich als kompetenter Ansprechpartner jederzeit zur Verfügung.

Sie nehmen individuell oder im Rahmen einer Reisegruppe an einem Kongress teil? Gerne erstellen wir Ihnen einen persönlichen Reiseplan unter Einbeziehung aller Beförderungsvarianten. Profitieren Sie von unseren Sonderkonditionen für Veranstaltungstickets und Gruppentarifen. Lassen Sie sich von unseren Experten individuell beraten.